压力的根源

  今天你感受的许多压力,其原因可追溯到单一的新闻和资讯的提供者。
  
  为了要获得需要的资讯,你必须上网或打开某种手册,打几通电话,请教专家,或购买最新的期刊。不幸的是,现在——特别在工作场所——为了要得到所需的资讯,你得进行一连串活动。问题通常不是资讯缺乏,而是过多,或者是“一般性”资讯过多。
  
  每一分钟产生的资讯愈来愈多,你一生可能没办法消化完。人类从未经历像这样的事,其影响无法预料。
  
  比自己的预期多
  
  每天醒来时,是否觉得已经落后了?这是个社会上觉得有压力的人普遍有的现象,因为他们知道接下来一天发生的事又会多到自己无法消化。
  
  你无法赶上资讯的洪流,也不需要凡事都要知道。
  知道愈多,愈落后。
  
  为什么近20年25年发生的事件愈来愈难记住?那是因为发生的事情太多,你的脑袋将好多事都混在一起了。当你同时得记住很多事情时,就无法好好地将它们有次序地排放在脑中。
  
  不过你用不着担心:我们每一个人遇到的资讯都比实际能够了解的更多。
  
  从此以后对你所吸收的资讯要更有选择性。
  
  减少资讯吸收量
  
  若你持续被资讯围困,你会觉得被它套牢,导致你觉得工作过量和压力过大。若能大量减少不相干的资讯,你就还会时常觉得被套牢了,也不会常有工作过量的感觉。为此,我已经退出电子邮寄名录,并停掉许多订阅的刊物了。
  
  管辖生活空间,因为资讯都储存在这些空里——书架、桌子、磁片、网站……等。
  
  如果你的桌子一团乱,东西愈堆愈高,你可以好好地整理一下那个空间。
  
  同样的道理也适用于档案柜、书架、餐桌、厨房流理台等,或是椅背。
  
  把自己希望保留的资讯组织起来
  
  如果你面对的资讯量实在很多,将它们分类并逐一克服。
   *放入档案夹。
   *把类似的项目放一起。
   *减少副本。
   *把优先顺序重要的项目放在一个档案里。
   *整理资讯其实只要将资讯分堆、分类,或在硬碟里分开不同的目录即可。
  
  找一个合适的档案夹储存,让你自己能轻易找得到该文件。可能需要重新在档案夹外贴上标签;这样才是“你的”系统,为“你”设计的——不必管别人觉得它们看起来怎么样。如果你没有时间整理怎么办?别找籍口了,如果你不整理,以后还是得花一样多、甚至更多时间,从一团混乱中找出你要的东西。
  
  如果你不整理,就等于也在消耗你的心理和情感的力气。焦虑、担心、挫折会吃掉你整天的生产力。
  
  现在正处于资讯倾倒量比你所能反应的量更多的时代。你必须设定个人系统,变得组织化,才是对自己事业和长期福社的投资之道。
  
  很少人有魄力放弃不重要的资讯,大多数人似乎处于妄想自大的状态,希望抓住所有的东西,但事实上什么也没抓到。
  
  档案备记录
  
  考虑一下,为一年的每个月份、每个月的每一天都准备一个档案夹,这个称之为“档案备记录”的观念已行之有年。
  
  譬如,如果现在是该月的第二天,但你收到一件到15日才需处理的东西,就把它放在好比说13日的档案里。把不需要马上处理的东西放进档案备记录里。它可以产生的立即好处是:保持桌上清洁,不需要担心到哪里找出那些东西。
  
  多余的就让它去吧
  
  检查你采行的整理组织系统,看看该如何减少不必要的资讯。我建议你在垃圾桶边拆信;有些看过不必保留的东西可以直接仍进垃圾桶。如果你收到杂志或文摘,先很快浏览一遍,把我觉得看起来好像值得细读的东西撕下来,其他的就可以和旧报纸一起卖掉。
  
  书本也是同样的道理。我通常快速浏览一下新书,阅读目录和索引,找出对我有价值的资料,将那几页连同封面和出版资讯影印下来,放入卷宗。
  
  然后就可以把那本书送人了。
  
  处理事情专业化
  
  此后只要桌上堆了资讯,就自问下列问题,以决定该资料是否该存放在档案里,放在档案备记录时里,制作一个卷宗,或是可以立刻扔掉:
  
   我应该收到这个吗?
   这个文件的背后隐藏什么重要要问题?
   我没有这些资讯是否会有什么损失?如果没有,就放弃它们吧。
   如果我不处理,有没有关系?
   我存那些资料是做什么的?
   我需要它吗?我是不是怕如果没有它,自己会有什么不充分的?
   它是否支持什么我原本知道或相信的事?
   我是否可在文件里使用哪些资讯?
  
  如果你有档案备记录,可否把新资讯加入,等下个月再看一次?很多桌上的东西根本不需要等,马上可以放入备记录的往后某一个日子。
  
  等你掌握了资讯,你找出和使用起来就更方便。资讯是力量,但如果你找不到资讯存放的地方,它就毫无价值。只有你能够找到,又能和其他东西结合使用时,资讯才有价值。
  
  一生的保证
  
  你是这个先锋世代的一部分,正往一个快速变迁的未来移动,你应能应变一切。你有足够的聪明才智和能力。此后每一天,你可能被更多资讯旋绕。你能面对这个事实,才能掌握它。
  
  你至少需要知道的事实
  
  *资讯以超过需要的威力破坏或伤害我们,给每个人带来很大压力:因此决定吸收资讯时,要比以前更有选择性。
  
  *用不着为了觉得自己“应该”或“必须”而吸收资讯。
  
  *管辖自己的空间,这样才能充分支配资讯。
  
  *一次消化太多资讯对你有害。
  
  *当桌上堆满资讯时,就要自问“我需要收到这个吗?”将资讯归档、浓缩或仍掉,尽快处理。  

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heima制作2004.10.16